Comment inscrire mon enfant ?

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Notre logiciel vous permet de suivre en ligne l'avancée de vos pré-inscriptions, inscriptions, l'état de vos règlements, de vos documents, etc. Il est donc impératif de conserver votre identifiant d'accès, ainsi que votre mot de passe que vous recevez par mail.

Si vous souhaitez faire une inscription en ligne par vos propres moyens, vous devenez dans un premier temps, créer votre compte. Si vous effectuez une inscription par téléphone, la création de votre compte sera effectuée par votre interlocuteur.

Le process d'inscription à un séjour de vacances se déroule selon les étapes suivantes au sein de notre association :

 

1. PRISE DE RENSEIGNEMENT

Afin de bien vous informer sur nos séjours, vous avez à votre disposition notre site internet: "www.avl.fr".

Sur ce site actualisé régulièrement, vous retrouverez tous nos séjours avec - pour chacun- une fiche détaillée. Sur chaque fiche sont notifiées les tranches d'âge, les lieux ou ils se déroulent, les tarifs en fonction des villes de départ proposées, les dates, le contenu des activités, des photos,...

Notre service d'inscription est également à votre disposition pour répondre à vos questions et vous apporter des informations complémentaires par téléphone au 03.86.56.13.41 ou bien par mail à l'adresse: contact@avl.fr.

 

2. RÈGLEMENT

Une inscription ne peut être validée que part un premier règlement ou une attestation de prise en charge. 

Modalité de règlement

Le règlement peut s'effectuer par carte bancaire en ligne, par carte bancaire par téléphone auprès du Service Inscription, par virement, et par chèque. Nous demandons un minimum de 30% de la somme totale, ce qui représente notre acompte. Le solde du séjour doit être réglé 1 mois au plus tard avant le départ en séjour.

Il est possible de payer en plusieurs fois sans frais en respectant l'échéance indiquée ci-dessus : plus vous vous y prenez tôt, plus le paiement peut être étalé. Le paiement en plusieurs fois ne peut être mis en place que par le Service Inscription.

Les règlements en plusieurs fois se font :

  • Soit par chèque. Nous envoyer tous les chèques en même temps et indiquer au dos les dates de dépôt souhaitées (il est interdit d'anti-dater des chèques),
  • Soit par carte bancaire par téléphone (effectuer auprès du Service Inscription un premier règlement, et un échéancier sera mis en place avec vous pour les prochains prélèvements).

Mode de règlements

Les modes de règlements suivants sont acceptés:

  • virement,
  • CB,
  • chèques,
  • chèques ANCV,
  • aides CAF en partenariat avec notre association,
  • JPA,
  • MSA,
  • aides de certains CE
  • ...

Règlement après séjour

Les règlements après le séjour sont réservés à certaines structures (foyers, Conseils Départementaux, CCAS,...).

Une attestation/notification de prise en charge est nécessaire afin d'inscrire un enfant. Une simple copie par mail peut suffire sauf si un original est expressément requis lors de la facturation.

 

3. DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

Tous les documents sont disponibles dans l'onglet "Documents administratifs" de l'inscription de votre enfant, sur votre compte en ligne.

Afin de confirmer une inscription auprès de nous, il convient de nous faire parvenir l'ensemble des documents administratifs qui vous seront demandés dans le format convenu.

Pour toute inscription, il nous faut :

  • le Dossier d'inscription, document A3 plié. Sur son verso, il faut compléter les informations sanitaires de l'enfant, à savoir les vaccins qu'il a reçu et les dates, les maladies infantiles, les traitements particuliers en cours, les allergies, handicap... L'ensemble du document est à compléter, signer et à nous faire parvenir par courrier dans sa version originale, c'est-à-dire avec des signatures aposées au stylo et non informatiquement. Pour certains séjours, il vous sera demandé un complément d'information propre au bon déroulement d'une activités ou d'une thématique spécifique (niveau de galop ou de ski, poids, taille,...).
  • Une Fiche Sanitaire Complémentaire peut vous être demandée. Elle est adressée aux familles dont les enfants sont porteurs de particularités (Cf. Réponse à vos question : " Les enfants porteurs de particularités"). Cette Fiche est à compléter soigneusement et à nous envoyer par courrier ou par scan. Nous la ferons suivre au directeur du séjour et à son assistant sanitaire afin qu'ils puissent prendre connaissance le mieux possible des besoins de l'enfant, et assurer un encadrement de qualité et adapté. 
  • Pour les séjours avec des activités nautiques et/ou aquatiques récurrentes, une attestation d'aisance aquatique. Ce document s'obtient en prenant RDV dans une piscine municipale près de chez vous. C'est un maître-nageur qui la délivre après avoir fait effectuer à votre enfants divers exercices dans l'eau. Nous acceptons ce document même s'il date de quelques années. Nous vous rappelons de toujours garder l'original chez vous et de nous envoyer une simple copie.
  • Pour les séjours à l'étranger, une Autorisation de Sortie de Territoire (AST) accompagnée de la copie d'une pièce d'identité du responsable légal. Document obligatoire pour toute sortie de territoire de mineurs non accompagnés par leurs reponsables légaux, ce document doit impérativement être fourni dans sa version originale. Le responsable légal qui la signe y joint la copie à jour de sa pièce d'identité. Nous n'acceptons pas la copie de la pièce d'identité de votre enfant. il doit l'avoir sur lui lors de son départ en séjour de vacances.

 

4. CONVOCATION & CARNET DE VOYAGE

Une fois toutes ces étapes effectuées, vous n'avez plus qu'à attendre la mise en ligne sur votre compte de ces deux documents.

  • La Convocation : elle contient les informations de transport: horaires et lieux précis de RDV, le n° d'Urgence & d'Assistance, les informations pratiques,...
  • Le Carnet de voyage : il contient l'adresse postale et physique du centre, le contact du directeur du séjour, la Lettre aux parents du directeur du séjour, ainsi que le trousseau du séjour.

Vous recevez un mail dès que ces documents sont mis en ligne. 

Attention: ils ne sont consultables que si votre dossier est complet (documents reçus et séjour soldé).

 

5. QUESTIONNAIRE DE SATISFACTION

A l'issue du séjour, vous recevrez un questionnaire de satisfaction à compléter en ligne que nous vous demandons de bien vouloir compléter afin d'améliorer nos séjours.

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